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どこでも使える、トヨタに学ぶ整理整頓のポイント3つ

どこでも使える、トヨタに学ぶ整理整頓のポイント3つ

どこでも使える、トヨタに学ぶ整理整頓のポイント3つ

会社でも自宅でも使えるトヨタの整理整頓のポイントを3つ紹介します。

連結売上高30兆の日本が誇るメーカー、トヨタ自動車。

改善(カイゼン)やジャストインタイムなどの優れた生産方式も、トヨタの成長に寄与したとして有名です。

そんな超巨大企業でも実践しているという整理整頓についての考え方が、非常に参考になると思い、本日は記事を書いていきます。

ちなみに、会社ではもちろん、自宅の片付けに関しても、効果があります。

 

①必要な書類は10秒で取り出せるか?

この考え方が基本であり、ゴールなのです。

会社で「えーっとあの書類どこだっけ?」となることはありませんか?

棚からファイルを探して、ファイルの中から目的の資料を探すという作業を10秒以内にできますか?

目標を10秒以内とすることで、スピードを意識するようになります。

 

会社でこの目標を達成しようと思うと、会社全体で取り組む必要があります。

なぜなら自分が全ての書類を管理しているわけではないので、有効性のある共通のルールがなければ、効率よく探すことができません。

自ら手を挙げて、社内に発信するのも難しさがあると思うので、まずは自分の管理している書類から始めるのもいいかもしれません。

そもそも、必要な書類とは何かということを次のポイントで確認します。

②必要なものを定義する

トヨタでは以下の3つにものを分類するそうです。

  • 「使うもの」
  • 「使わないもの」
  • 「使えないもの」

この定義が大切です。

使わないものと使えないものに分類されたものは、処分する必要があります。

これは自分にも経験があって、目的のものを探そうとして、別のファイルに辿り着くことがあります。

つまり、要らないのにとっておくことで、無駄に時間がかかってしまうのです。

 

使うものも2つに分ける必要があります。

それは「すぐに使うもの」と「いつか使うもの」です。

「いつか使うかも」と思うものって、意外と多くなってしまいがちです。

それを少なくするには、例えば、これは6ヶ月以内に使うと定義しておくことです。

そして、6か月後に過去に使うことがなかったならば、捨ててよいのです。

 

そして使うものは、使用頻度をよ~く考えます。

よく使うものはデスクの近くに置いて、取りやすくします。

たまに使うものなら、棚に収納してもいいかもしれません。

こうすることで、時間の無駄も省くことができるのです。

 

③電子データで保存する

これはトヨタ式とは、ずれるかもしれません。

いつか使うかもというものは、電子データ(PDFなど)で保存することをオススメします。

電子データなら名前でタグ付けができるので、例えば「セミナー資料」というフォルダを作って、管理すれば検索も簡単です。

紙だと、紛失の恐れもありますが、データなら容量さえ守れば、永久的に保存できます。

時代もなんでも電子化の流れですし、この機会に電子化してみましょう。

 

まとめ

以上の整理整頓のポイント3つです。

まとめると10秒以内に取り出すことを目的にする、必要なものを定義する、電子化となります。

会社では、社内ルールもあり、完全に実践することは難しいかもしれません。

しかし、自宅なら、この考えに従って実践が可能です。

よく断捨離という言葉を聞きますが、断捨離もスタートは「これ、いつか使うかなぁ」というものを吟味することだと思います。

 

自分の経験としては、新卒で入った会社を辞める時、捨てるものがたくさんありました。

会社での持ち物なので、会社を辞める時に捨てるのは当然と言えば当然なのですが笑

しかし、当時の自分には会社を辞めるという考えはありましたが、会社の自分のデスクの書類の整理までは考えていませんでした。

古い書類は、後から見ても「これなんだっけ?」となってしまうので、定期的に整理整頓の機会を作って、要らないものは捨てていくということが大事だと思います。

 

ここまでお読みいただきありがとうございました。