もうすぐGWも終わり、新入社員の方で研修が1ヶ月の場合、配属先に配属される季節ですね。
会社の新入社員研修って、実務とは関係のない部分にも力が入っている。例えば、マナー研修や色んな部署の紹介などがある。
色んな部署・子会社等を知っておくのは大事だが、直接的に関わらないと思われる部分をずーっと紹介されても、頭には残らない。
マナー研修も費用対効果という意味では、効果があるのかはよくわからない。
前置きはここまでにして、新入社員でいきなり経理に配属された時に知っておくと便利なエクセルのテクニックを3つ紹介する。
大学時代にエクセルを本格的に使ったことがなかったので、いきなり戦場に放り込まれて色んな意味で苦労した。
そんな自分みたいな人に贈るテクニックです。
①「VLOOKUP関数」
この関数は表などを縦方向に検索し、特定のデータに対応する値を取り出すことができきる。
構文としては、VLOOKUP（検索値, 範囲, 列番号, 検索の型）として表示され、エラーになることが多い関数でもある。
経理では、会計システムから吐き出したデータを、何らかの変換を加えたい時などに使用することがある。
②「SUBTOTAL関数」
こちらは指定した範囲の数字を色々な集計方法で算出できる関数である。例えば、平均、最少、最大、合計などの方法で算出可能である。
エクセルのフィルタ機能で絞りこみのしたものの合計を、求める時に使用すると便利である。
③ピボットテーブル
ピボットテーブルはデータの集計や分析に使うツールである。大量の明細から、必要な項目だけを取り出し活用ができる。
例えば、個別の売上データから売上ベスト10を作る時などに使えば便利である。
以上が、新入社員にひとまず必要なエクセルテクニックの3つである。
誰しもが最初は何も知らない。しかし、使いこなすことが出来れば、時間が大幅に圧縮できるので少しずつ慣れていけばよい。
経理の仕事に限定すると、大抵のファイルは毎月や毎四半期に作成しているものなので、前回のファイルを参照し、数式をコピーすることも可能である。（ピボットテーブルは作成ボタンの場所だけ確認すればOK）
こういった単純に知っているかどうかという知識的なものは、すぐに習得できる部分である。だから知らないものは、調べて実践すれば定着する。
これからの時代はRPA化も進んで、ロボットを作る人間は便利な数式を知っているが、ロボットを使う側の人間はそれを知らないということもあり得る。
そういう意味では知識をためることも必要であるが、一方でそれをどうアウトプットできるかが問われる。
知識だけではなく、全体の仕組みを考える意識を若いうちから持っておけば、会社に必要とされる人材になれる。
