社会人歴7年の経理マンが考える、メールの作法を3つ紹介します。
社会人になると、メールの処理が多くなります。
学生時代なんて、就活でメールは多少使いましたが、その程度でした。
一転、社会人になると、とにかくメールだらけです。
メールって気軽に書ける半面、一度送ったメールは取り消すことができません。
便利であるがゆえに、間違いも多いメールについて本日は書いていきます。
メールの宛先は主に3種類あります。
TO：宛先となる人、つまりそのメールに対応してほしい人
CC：参考として送る人、例えば、新入社員なら先輩社員や上司を入れたりする
BCC：CCに似ているが、BCCに指定されたメールアドレスは、TOやCCに指定された人からは見えない。
①とにかく返信は早く→即答できないならその旨を記載すべし
メールの返信は、早い方が信頼できる人だなと感じます。
ここでいう速さとは5分以内に絶対返信！ということではなく、例えば12時間以内に返信するというルールを指します。
もちろん休みだったり、既に会社を出ているケースは返信が難しいので、そのケースは例外とします。
会社にいて、メールを確認したら返信をしようという意味です。
もちろん、即答できないケースや資料を作成してからという場合もあるでしょう。
そういう時でも、いつまでに回答しますというメールを送ってもらえると、相手も「自分のことを考えてくれているな」と感じます。
言うまでもないことですが、いつまでに回答しますという自分で決めた期限はきちんと守りましょう。
②重要なことはメール＋電話で確認すべし
重要なメールを送っても、相手が見ていないというケースはよくあります。
メール相手も色々な人とメールしていて、結果相手が見落として、最後に困るのは自分です。
「先ほどメール送ったんですが～」という言葉と一緒に電話するのがベターです。
メールだと文字だけになってしまうので、誤解が生じやすいです。
強調すべきポイントも伝わっていないこともあるので、電話しておくと安心です。
ただし、電話は相手の時間を強制的に奪うことになるので、内心嫌がる人もいることも踏まえておきましょう。
③結論を最初に書くべし
これは社会人の仕事でのコミュニケーションの基本、とも言えるかもしれません。
まず結論を書くのが大事です。
背景となる部分をごちゃごちゃ書いてあって、結局のお願いが一番最後では時間がもったいないです。
ヤフーニュースに対するヤフコメを見ても、結論の大事さが分かるような気がします。
相手からの質問のメールに対しても、結論から答えるほうが望ましいです。
以上が私が思うメールの作法3つです。
以下では、メールで避けるべきことをいくつか紹介します。
1つのメールには1つの話題
関連する質問はまとめていいと思いますが、全く違う話題を1つのメールにしてしまうと混乱します。
また回答も2つ分用意しなければならないので、心理的ハードルも上がります。
メールで怒られたら、電話か直接会って謝ろう
これは自分の失敗談でもあります。
私が違う部署の課長にメールして、怒りがチラッと見えるメールが返信されてきました。
そのメールに対して、メールで謝ったのですが、CCに入っていた私の上司から電話して謝るべきと怒られました。
大概、メールで怒ってくる人は自分よりも立場が上です。
自分が正しいと思っても、素直に謝りましょう。（世の中には残念ながら、日本語の通じない日本人がいるので、慈悲深い心を持ちましょう笑）
メールたくさんあり過ぎてつれーはやめましょう
未読メールめっちゃたまるわ～って周りに言う人は、仕事ができない人なのではと思ってしまいます。
本当にメールがたまって業務に影響があるなら、早く改善すべきです。
新社会人がこのセリフを言うなら、まだ慣れてないんだなで終わりですが、そうでないなら「お前社会人何年やってんだ」と言いたくなります。
もちろんただの冗談で言っているなら、ふーんという話ですが。
意外とメールにまつわることって多いよなと驚きます。
みなさんもメールを正しく活用して、ストレスのない社会人生活を送りましょう！
ここまでお読みいただき、ありがとうございました。
